Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Alcance

Esta política describe el tratamiento de datos personales realizado a través de la Intranet respecto de trabajadores, postulantes a acceso, evaluadores, administradores y otros usuarios autorizados. Dependiendo del proceso, la empresa empleadora o entidad asociada al usuario podrá actuar como responsable del tratamiento.

2. Marco normativo

El tratamiento se realizará conforme a la Ley N° 19.628 y sus modificaciones, incluida la Ley N° 21.719, además del Código del Trabajo, normativa laboral y criterios administrativos aplicables de la Dirección del Trabajo.

3. Principios aplicables

Los datos deberán tratarse de forma lícita, leal y transparente; limitarse a finalidades determinadas; ser adecuados, pertinentes y proporcionales; mantenerse exactos y actualizados; conservarse sólo durante el tiempo necesario o legalmente exigible; y protegerse mediante medidas de seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrable.

4. Datos que pueden tratarse

La Intranet puede tratar datos de identificación y contacto, RUT, empresa, cargo, antecedentes de relación laboral, remuneraciones, vacaciones, documentos laborales, certificados, capacitaciones, resultados de evaluaciones, firmas o timbres autorizados, actividad de seguridad y registros de acceso. Algunos documentos pueden contener datos sensibles o especialmente protegidos.

5. Finalidades y bases de licitud

Los datos podrán utilizarse para gestionar cuentas y permisos; identificar al trabajador; administrar documentación de Recursos Humanos; entregar liquidaciones y antecedentes laborales; gestionar vacaciones y certificados; administrar capacitaciones; enviar notificaciones; mantener seguridad y auditoría; atender fiscalizaciones; y cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas. La base de licitud dependerá de cada tratamiento y deberá poder acreditarse.

6. Documentación laboral electrónica y remuneraciones

Cuando la modalidad electrónica exija consentimiento, éste deberá ser expreso. La aceptación de esta Política y de los Términos y Condiciones podrá incluir una autorización expresa para utilizar la casilla personal informada por el trabajador en la gestión y remisión de documentación de Recursos Humanos y documentación laboral electrónica. La plataforma conservará evidencia de versión, fecha, usuario e información de trazabilidad disponible.

Cuando exista modalidad electrónica válida, la plataforma deberá resguardar la fidelidad e integridad de los documentos, permitir acceso e impresión y facilitar las funciones de fiscalización.

7. Información y transparencia

La empresa responsable deberá mantener disponible, según corresponda, su identificación y representante; canal de contacto para derechos de titulares; encargado de prevención o delegado si existiere; categorías de datos y titulares; finalidades y bases de licitud; destinatarios; transferencias internacionales; medidas de seguridad; períodos de conservación; fuentes de datos; derecho a retirar consentimientos cuando proceda; y existencia de decisiones automatizadas con información significativa sobre su lógica y efectos.

8. Acceso, destinatarios y encargados

Los datos sólo podrán ser consultados por usuarios autorizados de acuerdo con empresa, rol, permisos y necesidad funcional. Podrán comunicarse a autoridades, fiscalizadores, tribunales, asesores o proveedores sólo cuando exista fundamento suficiente y se apliquen medidas de seguridad y confidencialidad.

9. Transferencias internacionales

Cuando un proveedor tecnológico implique tratamiento fuera de Chile, la empresa deberá identificar y documentar la transferencia, proveedor, destino, finalidad, salvaguardas y fundamento aplicable.

10. Seguridad y confidencialidad

La plataforma debe aplicar controles razonables de autenticación, autorización, almacenamiento privado, validación de archivos, trazabilidad, disponibilidad, recuperación y revisión periódica de medidas. Cuando corresponda según el riesgo, deberán evaluarse medidas como cifrado o seudonimización.

11. Conservación y supresión

Los datos y documentos se conservarán durante el tiempo necesario para sus finalidades y los plazos exigidos por la legislación laboral, tributaria, administrativa, contractual o de auditoría. Cumplido el plazo aplicable, deberán revisarse para supresión, anonimización, bloqueo o conservación excepcional cuando exista fundamento legal suficiente.

12. Derechos de las personas

Los titulares podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo cuando corresponda. La identidad del solicitante deberá verificarse razonablemente. La Intranet dispone del módulo Privacidad y Ley para registrar estas solicitudes, conservar trazabilidad y comunicar la respuesta.

13. Plazos y bloqueo

Las solicitudes deberán gestionarse dentro de los plazos legales. La plataforma registra una fecha objetivo y contempla el tratamiento prioritario del bloqueo temporal conforme al plazo especial establecido por la Ley N° 21.719.

14. Portabilidad

Cuando corresponda, el titular podrá obtener una copia de sus datos en formato electrónico estructurado y de uso común. La Intranet incorpora una exportación estructurada como base de este derecho.

15. Decisiones automatizadas

La plataforma puede realizar cálculos, validaciones y precorrecciones. Cuando un tratamiento automatizado pueda producir efectos jurídicos significativos, deberá informarse su existencia, lógica general y consecuencias previstas, además de mantener intervención humana cuando corresponda.

16. Evaluaciones de impacto

Cuando un tratamiento pueda generar alto riesgo, especialmente por tratamiento masivo, monitoreo sistemático, decisiones automatizadas significativas o datos sensibles en los casos previstos por la ley, deberá documentarse una evaluación de impacto previa. La Intranet incorpora un registro para estas evaluaciones.

17. Incidentes y vulneraciones

Las vulneraciones que puedan generar riesgo razonable para derechos y libertades deberán documentarse y, cuando corresponda, reportarse sin dilaciones indebidas a la Agencia de Protección de Datos Personales. En los casos previstos por la ley también deberán informarse a los titulares afectados en lenguaje claro y sencillo.

18. Agencia de Protección de Datos Personales

La Ley N° 21.719 crea la Agencia de Protección de Datos Personales como autoridad técnica y fiscalizadora. Cuando la ley se encuentre vigente y la Agencia operativa, el titular podrá reclamar ante ella si una solicitud es rechazada o no es respondida oportunamente, en los casos y procedimientos establecidos por la normativa.

19. Evidencia y auditoría

La plataforma puede registrar versiones legales aceptadas, fecha y hora, identificador de usuario, dirección IP, agente de usuario y eventos relevantes de privacidad para mantener evidencia de trazabilidad y responsabilidad.

20. Actualizaciones y contacto

La política podrá actualizarse por cambios normativos, funcionales o de seguridad. La versión vigente permanecerá publicada. Las solicitudes podrán gestionarse mediante el módulo Privacidad y Ley o los canales formales que configure la empresa responsable.